¿Tienes dudas sobre SGA?

SGA es un sistema de gestión académica diseñado para instituciones educativas colombianas de todos los niveles: colegios privados, instituciones públicas, centros de formación y escuelas técnicas. Cubre desde preescolar hasta educación media, con soporte para múltiples sedes desde una sola instalación.

SGA cuenta con 19 módulos integrados: Estudiantes, Matrículas, Docentes, Asignaturas, Calificaciones, Asistencia, Planeaciones, PIARs, Horarios, Recursos Humanos, Financiero, Restaurante/Comedor, Comportamiento, Comunicaciones, Reportes, Dashboard, Importaciones, Notificaciones y Configuración. Todo en un solo sistema, sin necesidad de herramientas externas.

Ambas modalidades. Puede instalarse en un servidor local de la institución o desplegarse en la nube con acceso desde cualquier dispositivo con navegador. No requiere instalar ningún programa adicional en los equipos de los usuarios.

Sí. SGA tiene diseño responsivo y funciona correctamente en smartphones, tablets y computadores, tanto en iOS como Android, sin necesidad de descargar ninguna aplicación.

Depende del plan contratado: desde 10 usuarios simultáneos en el plan Básico hasta usuarios ilimitados en el plan Institucional. El sistema está optimizado para soportar alta concurrencia sin degradación del rendimiento.

Sí. SGA permite configurar el logo institucional, el nombre de la institución, los colores corporativos, el favicon y otros elementos de identidad visual. Cada institución tiene su propia imagen dentro de la plataforma.

Sí. El sistema permite configurar la escala de valoración, períodos académicos, pesos de logros y nota aprobatoria según lo establecido por cada institución en cumplimiento del Decreto 1290 de 2009 del Ministerio de Educación Nacional.

Sí. El módulo PIAR (Plan Individual de Ajustes Razonables) cumple con los requisitos del Decreto 1421 de 2017, permitiendo registrar la caracterización del estudiante, los apoyos requeridos, ajustes curriculares y el seguimiento periódico de cada caso.

SGA almacena los datos en los servidores de la institución o en infraestructura contratada por ella, bajo cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. Incluye control de acceso por roles, registro de auditoría de cambios y herramientas para gestionar solicitudes de habeas data.

Sí. El módulo de Restaurante diferencia entre beneficiarios PAE (gratuito, subsidiado por el MEN) y restaurante de pago, con registro de raciones diarias por turno, listado de beneficiarios activos y reportes de cobertura para el Ministerio.

Una implementación estándar tarda entre 3 y 7 días hábiles, incluyendo instalación, configuración inicial, carga de datos históricos y capacitación básica. Instituciones con múltiples sedes o grandes volúmenes de datos pueden requerir un cronograma extendido acordado previamente.

Sí. SGA incluye un módulo de importaciones que permite cargar estudiantes, docentes, asignaturas, calificaciones históricas y otros datos desde archivos Excel o CSV, con validación previa de errores antes de la carga final.

No. SGA maneja períodos académicos históricos. Los datos de todos los años anteriores quedan disponibles para consulta y reportes en cualquier momento, sin ningún costo adicional.

No es obligatorio. Si la institución no tiene servidor, ofrecemos hospedaje en la nube incluido en los planes Profesional e Institucional. Si tienen servidor propio (Windows Server o Linux), también se instala allí sin costo adicional.

En instalación local (servidor en el colegio) puede funcionar en la red interna sin internet. Para acceso remoto desde hogares o dispositivos móviles sí se requiere conexión. Contamos con configuraciones optimizadas para zonas de baja conectividad.

Todos los planes incluyen soporte por correo y WhatsApp en horario hábil (L–V, 8 am–6 pm). Los planes Profesional e Institucional incluyen soporte prioritario con tiempo de respuesta de 4 horas para incidentes críticos y atención de urgencias fuera de horario.

SGA recibe actualizaciones periódicas con mejoras, nuevos módulos y correcciones. Las actualizaciones se aplican sin interrumpir el funcionamiento y sin costo adicional durante la vigencia de la licencia.

Contamos con un protocolo de urgencias para períodos de cierre académico. Los planes Profesional e Institucional tienen tiempo de respuesta garantizado de 4 horas, incluyendo fines de semana en épocas críticas.

Sí. Todos los planes incluyen capacitación inicial remota para administradores y docentes. Los planes superiores incluyen sesiones adicionales, acceso a videos formativos y acompañamiento en el primer cierre académico.

Aceptamos:

• Transferencia bancaria — PSE o interbancaria
• Tarjeta de crédito o débito
• Corresponsales bancarios — Efecty, Baloto
• Factura electrónica DIAN para proceso de compras institucional
• Contratación directa para entidades públicas con todos los documentos requeridos

La licencia se contrata de forma anual. Ofrecemos pago único anual (con descuento) o en cuotas semestrales. No manejamos suscripciones mensuales para garantizar continuidad del servicio durante todo el año escolar.

Sí. Contamos con tarifas especiales para colegios públicos, instituciones en municipios de categoría 5 y 6, organizaciones sin ánimo de lucro y proyectos educativos en zonas rurales. Contáctanos para evaluar tu caso.

Sí. Ofrecemos una demo en vivo personalizada según tu tipo de institución y acceso a un entorno de prueba por 15 días sin costo y sin compromiso de compra. Solicitar demo →

Sí. Emitimos factura electrónica DIAN por todas las transacciones, con todos los requisitos legales para ser deducible de impuestos si aplica para la institución.

En los planes Profesional e Institucional el hospedaje en la nube está incluido. El plan Básico aplica para instalación en servidor propio. Consulta la comparativa de planes →

Al vencer la licencia el sistema entra en modo de solo lectura: toda la información queda visible y consultable, pero no se pueden crear ni modificar registros. Esto protege los datos y da tiempo para gestionar la renovación sin pérdida de información.

Recomendamos iniciar el proceso con al menos 30 días de anticipación, especialmente en instituciones públicas que requieren proceso de compras. El sistema envía alertas automáticas al administrador a los 30, 15, 10, 5 y 1 día antes del vencimiento.

La licencia anual no tiene devolución una vez activada, ya que incluye implementación, configuración personalizada y soporte durante todo el período. Si durante los primeros 7 días hábiles de activación el sistema presenta fallas graves no resolubles, se analiza el caso y se define una solución o reembolso parcial proporcional.

Sí. Puedes actualizar a un plan superior en cualquier momento pagando únicamente la diferencia proporcional al tiempo restante de la licencia. El cambio a un plan inferior aplica a partir de la siguiente renovación.

Los datos son de la institución. Antes del vencimiento entregamos una exportación completa en formatos estándar (Excel, CSV, SQL) para que la institución los conserve. No retenemos datos como condición para ningún trámite.

El acceso está controlado por roles y permisos. Los docentes solo ven sus grupos asignados. Los coordinadores y directivos tienen acceso según su jerarquía. Los padres y estudiantes (si se habilita el portal) solo ven su propia información. Todo queda en la bitácora de auditoría.

Sí. En la modalidad nube realizamos backups automáticos diarios con retención de 30 días. En instalación local el sistema incluye herramientas de backup que el administrador puede programar y ejecutar manualmente.

No. No accedemos a los datos de las instituciones sin autorización expresa y por escrito. El acceso remoto para soporte técnico solo se realiza con consentimiento y queda registrado en la bitácora con fecha, hora y acciones realizadas.

Sí. Toda la comunicación utiliza HTTPS con cifrado TLS. Los datos en reposo también están protegidos con cifrado a nivel de base de datos.

Sí. SGA soporta múltiples sedes desde una sola instalación, con configuración independiente de calendario, docentes, grupos y horarios por sede, y reportes consolidados a nivel institucional.

Sí. Un docente o coordinador puede acceder a múltiples sedes desde la misma cuenta, con permisos diferenciados por sede si la institución así lo requiere.

Sí. La estructura de grados, grupos y períodos es completamente configurable, soportando Ciclos Lectivos Especiales Integrados (CLEI), jornadas nocturnas, educación de adultos y educación acelerada.

Sí. Con instalación en servidor local, SGA funciona en la red interna sin depender de internet. Para zonas con conectividad limitada contamos con configuraciones optimizadas que reducen el consumo de datos.

SGA incluye API REST para integración con plataformas externas: sistemas de nómina, plataformas de pagos y herramientas de comunicación. La integración con Google Classroom y Moodle está en el roadmap de desarrollo 2026.